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応募先企業に電話をかけて問い合わせをする方法!礼儀作法はしっかりと!

 

 

 

応募先企業に電話をかけて問い合わせをする方法!礼儀作法はしっかりと!基本的に求人広告に特別な指示がない場合は、メールか郵送が主流です。しかし、募集内容や応募条件など確認したいこともあるはずです。そうした場合は、思い悩む前に問い合わせをしましょう。

 

 

応募先企業に電話をかけて問い合わせをする方法!

 

 

 

 

 

神楽 仁
通常は、特別なことがない限りは企業に応募する際にはメールまたは応募書類の郵送をします。

しかし、企業に関して募集内容や応募条件で確認したいことがあれば電話で問い合わせをすることも可能です。

近年は、多くの企業がメールでの応対へと変化しましたが、古い手法の電話で問い合わせる方法の礼儀作法や気をつけるポイントを述べてみました。

万が一、電話で問い合わせをする際には参考にしてみてください。

 

 

1、相手の都合を考えて電話をする

 

鷹司 巫女
始業直後や終業間際は、企業では1日の中でバタバタとざわつく時間です。

また、昼休み前後も担当者などが不在などもあります。

そして12時から13時の昼休みの時間には昼休憩中という暗黙のルールもあります。

こうした時間帯をさけて電話をかけましょう。

 

質問がある場合は、電話でその旨を伝えること。

そして、「求人広告を見てお電話しました。○○と申します。気になる点が2,3あり、おうかがいしたいのですが、お時間よろしいでしょうか?」と相手の都合を確認してから話をするようにしましょう。

仮に忙しいといわれた場合、何時くらいならご都合が良いでしょうか?

それでは、その時間に再度連絡します。という受け答えもマスターしておく。

ハル

 

 

2,電話で話している最中に周りの雑音が入らないように注意する

 

榊 龍人
現在では、よほどのことがない限り通話が途切れたり、会話が急に切れることはないですが、使う携帯電話会社によりノイズや雑音が入る場合もあります。

極力、自宅などの固定電話があればそうした回線で利用することがいいでしょう。

しかし、スマホしかない場合、スマホでも構いませんが、周囲がざわついているスターバックスなどのカフェや駅構内で歩きながら応対することは極力避けましょう。

うるさいし、相手方にも失礼に当たります。

 

3,電話は面接と同じ気持ちでかけること!

 

蔵地 マイ
電話のかけ方で社会常識の有無が問われます。

面接するかどうかの判断も企業担当者の考え方1つで決まります。

突然の志望動機や経験を聞かれて沈黙したり、要領を得ていない話し方をしないように注意しましょう。

必要事項などはメモなどの紙にまとめて記入しておくといいでしょう。

また電話の際にはメモ用紙とペンも持参して聞いたことをメモすることも必要ですよ。

 

4,最初の問い合わせで避けたい質問

 

宮司 崇
転職後の給与額や残業時間などは電話では聞かないようにしましょう。

 

募集要項に掲載しているモデル賃金以上のことは、応募者のキャリヤや経験がわかるまでは企業側もいきなり答えることができない難しい質問なのです。
大和 乙羽

 

須佐 可夢偉
また、いきなり残業の有無や休日休暇を聞いているのでは働く姿勢を問われることになります。まずは、最初の電話での問い合わせですから質問内容は十分吟味して質問することにしましょう。

 

 

電話のかけ方事例

 

神楽 仁
それでは、実際に電話をかけて企業に問い合わせをする方法を述べます。

ただし、近年は企業も電話での応対に対応することが少なくなりメールなどでのやり取りの企業も増えてきています。

そうした判断も考慮して慎重に問い合わせをしてみましょう。

 

1,先方が電話に出たらまず名前を話す。

 

鷹司 巫女
私、鷹司巫女と申します。

9月11日付の○○で御社の営業職の求人広告を拝見してお電話いたしました。

採用後担当の方をお願いします。

(採用者の名前がわかるときは、採用担当の○○様をお願いします。)

 

ココがポイント

自分の氏名を名乗り、求人を知ったきっかけを伝え、採用担当者につないでもらう。

最初に電話を出た人が、採用担当者とは限らないのでいきなり用件には入らないこと。

またメモの準備をしておくこと。

採用担当者の名前が記載している場合は、採用担当者の○○様ということ。

 

相手が不在の場合

 

ハル
わかりました。それでは何時ごろならよろしいでしょうか?

 

ココがポイント

担当者が不在や電話中の場合や都合が悪い時間であった場合は、かけなおしてよい時間を聞く。

 

 

2,氏名を伝えて都合を確認する

 

榊 龍人
私、榊龍人と申します。9月11日付の○○で御社の求人広告を拝見してお電話いたしました。

おうかがいしたいことがあるのですが、今、お時間はよろしいでしょうか?

 

ココがポイント

担当者につながったら、再び氏名を伝えて、まずは先方の都合を確かめること!!

 

 

3,質問事項の本題を話す。

 

蔵地 マイ
御社の営業職の勤務地には、東京本社と大阪支社などがありますが、希望する勤務地で就業は可能なのでしょうか?(その他にも気になることがあれば失礼に当たらない程度の質問をしてみる)

 

ココがポイント

相手の都合が良ければ、応募内容の質問や応募方法の確認などもする。

 

4,お礼を述べて通話を切る。

 

宮司 崇
お忙しいところお時間をいただきありがとうございました。必要な書類を送らせていただきますので、よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。

 

ココがポイント

お礼を言った後に、すぐに通話を切るのではなく、相手側が通話を切ってからこちらが最後に通話を切ること。

 

5,面接の約束をする場合

 

大和 乙羽
大変申し訳ございません。その日は予定が入っております。勝手なお願いですが、別の日に変えていただけないでしょうか?

 

面接日を決めるとき、担当者の希望する日時で都合が悪ければ、丁寧に話をして別の日に変えてもらう。こちらの都合を聞かれた場合は、候補を2~3あげてもよい。
須佐 可夢偉

 

 

まとめ

 

神楽 仁
2020年代に入り、転職はネットですることが多くなりました。多くの転職サイトがネットと連動してそこでの応募や選考となっています。

基本的にはサイト上ですべて完結してしまいます。

しかし、それ以外の求人媒体である新聞紙や広告の求人媒体やタウンワークなどの紙の媒体では依然としてあります。

こうした媒体の使い分け時に時には電話での応対が必要となる場合もありますから、社会常識をしっかりと身につけて失礼のないように応対しましょう。

 

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